Главная » Советы на каждый день » Что делать, чтобы собрать новогодний корпоратив в ретро-стиле: порядок действий

Что делать, чтобы собрать новогодний корпоратив в ретро-стиле: порядок действий

На выходе получается вечер с единой темой, где костюмы, музыка, оформление зала и программа собраны в одну эпоху и не спорят друг с другом. От первого обсуждения до праздника уходит от полутора до трёх месяцев, если делать это в августе или сентябре, и вдвое меньше времени на выбор, если взяться в ноябре.



Почему эти шаги нельзя поменять местами

Подготовка распадается на шесть шагов, и порядок здесь важнее скорости: каждый следующий опирается на решение предыдущего. Сначала выбирается эпоха, и уже под неё ищется зал, пишется задание подрядчикам и собирается программа. Если поменять местами первые два шага, зал придётся перекрывать декором целиком, а это самая дорогая строка сметы.

Шаг 1. Выберите эпоху под состав компании

Определите одно десятилетие и держитесь его. Что даёт каждое:

  • двадцатые: сухой закон, джаз, геометрия ар-деко, длинные платья и мундштуки;
  • шестидесятые: твист, яркие цвета, космическая тема, простые силуэты;
  • восьмидесятые: неон, синтезаторы, кассеты, спортивные костюмы;
  • девяностые: ностальгия для тех, кому сейчас за тридцать пять.

Ориентируйтесь на средний возраст сотрудников. Эпоха, которую человек застал ребёнком, работает лучше той, о которой он знает только по фильмам: люди узнают предметы и включаются сами, без подсказок ведущего. Результат шага: одно десятилетие, записанное в задании, а не список из трёх на выбор.

Шаг 2. Зафиксируйте дату и подберите зал под тему

Бронируйте площадку сразу после выбора эпохи, потому что тема диктует зал. Ар-деко просит высокие потолки, лепнину и сцену для оркестра. Восьмидесятым нужен тёмный зал, где будет виден свет. В светлом банкетном зале с бежевыми стенами неон не читается совсем.

Понадобится: число гостей, две-три подходящие даты, требования к площадке от подрядчика по свету. Результат: подписанная бронь и понимание, что зал не придётся перекрывать декором целиком.

Шаг 3. Соберите подрядчиков одним заданием

Свет, звук, декор, кейтеринг и артисты должны получить общее описание темы, а не каждый своё. Иначе получается вечер, где сцена оформлена под двадцатые, ведущий работает в современной манере, а на столах стоит еда без всякого отношения к теме.

Здесь компания и решает, брать ли подрядчиков по отдельности или заказать новогодний корпоратив в стиле ретро одним подрядчиком, который сведёт всех сам. Результат шага: техническое задание на четырёх-пяти страницах, одинаковое для всех участников.

Шаг 4. Продумайте, что делать гостю без костюма

Дресс-код в приглашении обязателен, но треть сотрудников придёт как есть. Заложите гардеробную зону с аксессуарами: перья и мундштуки для двадцатых, очки и браслеты для восьмидесятых. Стоит это немного, а вечер спасает: человек без костюма чувствует себя лишним и уходит первым.

Что нужно: смета на аксессуары из расчёта на треть гостей и место, где эта зона разместится.

Шаг 5. Соберите музыкальную программу по эпохе

Живой оркестр под двадцатые, кавер-группа под восьмидесятые, диджей с материалом выбранного десятилетия. Договоритесь заранее, что играет фоном во время еды и что после третьего тоста: обычно тему держат первые два часа, дальше зал просит привычное.

Результат: расписанный тайминг музыки с указанием, кто и когда выходит.

Шаг 6. Прогоните вечер целиком за неделю до праздника

Соберите ведущего, техников и артистов на площадке. Проверьте свет в темноте, а не при дневном освещении: днём зал выглядит совершенно иначе, и половина световых сцен, которые смотрелись убедительно на схеме, вечером теряются. Звук проверяйте с расставленными стульями, потому что пустой зал звучит гулко и настройки под него не годятся.

Отдельно пройдите выходы артистов от гримёрки до сцены. Если путь идёт через зал с гостями, номер начинается не с музыки, а с того, что люди расступаются перед человеком в костюме. Такие вещи на бумаге не видны и всплывают только на площадке.

Прогон занимает три-четыре часа. Понадобится: финальный тайминг, схема света, список оборудования и присутствие того, кто вправе принимать решения на месте, иначе любая мелочь уйдёт в переписку и повиснет до завтра.



Где обычно всё ломается

Сбои случаются на третьем и шестом шагах. На третьем подрядчиков нанимают по одному, в разное время и с разными вводными, отчего тема расползается, и на вечере это видно. На шестом прогон отменяют, потому что «все профессионалы»: тогда выясняется на месте, что кабеля не хватает до дальней колонки, а выход артиста идёт через зал с гостями.

Ещё одна частая история связана с костюмами для руководства. Директор в обычном пиджаке посреди двадцатых сбивает тему для всех, поэтому с ним стоит договориться отдельно и заранее.



Что делать, если шаг не проходится

Не нашли зал под эпоху, меняйте эпоху, а не зал. Тема, натянутая на неподходящее помещение, обойдётся дороже декором и всё равно будет выглядеть половинчато.

Не укладываетесь в бюджет по декору, сокращайте площадь оформления, а не качество. Одна проработанная фотозона и правильный свет дают больше, чем ровный слой недорогих украшений по всему залу.

Не успеваете с прогоном, проведите хотя бы технический, без артистов. Свет и звук проверить важнее, чем ещё раз повторить программу.

Еще практические советы по теме